Schulungen richtig planen (mit Checkliste)

1.      Ziele definieren

Bevor Sie sich Gedanken über die Inhalte machen, sollten Sie einen Schritt zurücktreten und sich überlegen, welche Ziele Sie mit der Schulung erreichen wollen. Daraus können Sie dann weitere Anforderungen und Erfolgsbedingungen ableiten.

Sobald Sie sich auf ein oder mehrere Ziele festgelegt haben, definieren Sie klar, wann das gewählte Ziel erreicht ist.

Beispiel Zielsetzung:

Werner ist Betriebsleiter eines Recyclingunternehmens. Er muss Mitarbeiter*innen im Umgang mit diversen Gefahrenstoffen schulen. Ihm ist es aber auch wichtig, dass das Unternehmen einen sicheren Arbeitsplatz bietet. Deswegen informiert sich Werner sowohl über inhaltliche und verwaltungstechnische Anforderungen des Gesetzgebers als auch über Best-Practices zur Stärkung der Sicherheitskultur.

Als Erfolgskriterien legt Werner daraufhin die erfolgreiche Absolvierung eines Audits fest. Ausserdem sollen in der nächsten Mitarbeiterbefragung zumindest 95 % aller Mitarbeiter*innen angeben, sich im Unternehmen sicher zu fühlen.

2.      Zielgruppe definieren

Genauso wie die Ziele, hilft Ihnen die Zielgruppe dabei, effektive Inhalte vorzubereiten. Erfolgreiche Schulungen sind immer bedarfsorientiert. Das bedeutet:

• Die Schulung ist relevant für die Aufgaben des/der Mitarbeiter*in

• Die Schulung entspricht dem Wissenstand des/der Mitarbeiter*in

• Die Schulung ist verständlich (u. a. sprachlich) für den/die Mitarbeiter*in

Entsprechend werden Schulungen in Teilnehmergruppen unterteilt und bei Bedarf mehrere Schulungstermine angedacht.

Beispiel Zielgruppe:

Ein Software-Unternehmen plant ein Datenschutz-Training. Statt alle Mitarbeiter*innen auf einmal zu schulen, überlegt sich die HR-Managerin Lara, dass es sinnvoller wäre:

• Nur Mitarbeiter*innen zu schulen, die mit sensiblen Daten in Berührung kommen könnten

• IT-Fachexpert*innen und andere Mitarbeiter*innen aufgrund des unterschiedlichen Wissenstands separat zu schulen

• Die Schulung für das internationalen Team auch auf Englisch vorzubereiten

3.      Zeit- & Ressourcenplanung

Wichtig, aber oft vergessen: Werfen Sie einen Blick in den Arbeitskalender Ihrer Mitarbeiter*innen und berücksichtigen Sie saisonale Mehrauslastung oder die nächste Urlaubsaison, bevor Sie sich auf einen Termin festlegen. Ansonsten müssen Sie sich darauf einstellen, dass viele Mitarbeiter*innen an der Schulung nicht teilnehmen können und neben dem Alternativtermin noch ein dritter oder vierter Termin notwendig sein wird.

Haben Sie sich zeitlich festgelegt, geht es darum, Kosten zu kalkulieren und Ressourcen zu beschaffen. Für die Budgetplanung sollten Sie die Bezahlung der Referent*innen, Anreise- sowie Unterkunftskosten, Raummiete, Verpflegung, Elektronik-Miete und diverse Ausdrucke (Handouts, Zertifikate, Tests, etc.) einrechnen und wo nötig, entsprechende Angebote einholen.

4.      Inhalte definieren

Erst jetzt geht es um die Inhalte. Basierend auf Ihren vorherigen Überlegungen zu Zielen und Zielgruppe legen Sie essenzielle Inhalte fest und kontaktieren bei Bedarf Fachexpert*innen.

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Einige Best-Practices helfen Ihnen dabei, Wissen effektiver bei den Teilnehmer*innen zu verankern:

• Kurze Lerneinheiten (Learn Nuggets)

• Bei Bedarf einfache Sprache einsetzen

• Pausen einplanen

• Zeit für Fragen kalkulieren

• Praktische Übungen und Beispiele einstreuen

• Humor und Ansprache auf Augenhöhe

• Bilder & Videos nutzen

Versuchen Sie, mit der Schulung ihrer gesetzlichen Unterweisungspflicht nachzukommen, gibt es einige Punkte, die Sie zusätzlich beachten müssen:

• Referent*innen müssen in manchen Fällen nachweisliche Expertise aufweisen.

• Die Inhalte müssen auf den Aufgabenbereich und Wissenstand abgestimmt sein.

• Es muss eine Wissensüberprüfung stattfinden.

• Es müssen rechtssichere Zertifikate ausgestellt werden.

• Inhalte müssen verständlich sein - d.h. bei Bedarf übersetzt werden.

• Es muss den Teilnehmer*innen die Möglichkeit geboten werden, Rückfragen zu stellen.

5.      Agenda

Für die Schulung selbst sollten Sie ausreichend Zeit einplanen. Wie viel Zeit Sie dafür benötigen, finden Sie am besten heraus, indem Sie Ihren Vortrag laut präsentieren und dann noch etwas Zeit einrechnen. Außerdem sollten Sie Zeit für Fragen, Diskussion, Pausen und Feedback einplanen.

Idealerweise sollte das Thema so verständlich aufbereitet sein, dass es wirklich jede Teilnehmerin und jeder Teilnehmer sicher anwenden kann – unabhängig vom individuellen Lerntempo.

6.      Nachbereitung

Die Planung einer Schulung endet nicht mit dem Zeitpunkt des Vortrags.
Zur Nachbereitung gehören vor allem:

• die Ausstellung von Zertifikaten

• Pflege von Teilnahmelisten

• Evaluierung von Zielen

• Auswertung des Teilnehmer-Feedbacks

Mit den oberen Punkten sind Sie auf dem optimalen Weg, um Ihre erste Schulung zu planen oder Ihr Wissen noch einmal aufzufrischen. Unten finden Sie die Schulungsplan-Checkliste kurz und knackig zum Download:

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