Wiener Neustädter Stadtwerke und Kommunalservice GmbH

Vor welcher Herausforderung stand Ihr Unternehmen, als Sie sich für LENA entschieden haben?

Als Sicherheitsfachkraft ist es mitunter mühsam, den Überblick über sämtliche Bereiche zu bewahren und Wichtiges treffsicher zu kommunizieren. Als die LENA-Geschäftsführerin Monika Leinwather auf mich zugekommen ist, war ich sofort neugierig, was das elektronische Unterweisungsprogramm zu bieten hat.

Ich kenne sie schon länger aus früheren Berufskontakten und schätze sie wegen ihres Know-hows im Bereich der Abfallwirtschaft. Ihr Konzept hat mir von Anfang an gut gefallen, weil ich auf der Suche nach etwas Flächendeckendem war, um alle meine Mitarbeiter*innen zu erreichen. Bei LENA fällt durch die digitale Kommunikation und Schulung diese gemeinsame Anwesenheitspflicht weg. Das erleichtert den Informationsfluss ungemein.

Wie viele Mitbewerber haben Sie sich angesehen?

Ich wusste, dass einige größere Player am Markt sind, aber letztendlich war für uns entscheidend, dass Frau Leinwather im Bereich der Abfallwirtschaft über langjährige Expertise verfügt. Ich schätze ihre Arbeit und ihre Präsentation von LENA war absolut überzeugend.

Außerdem war es mithilfe der Probesoftware ein Leichtes zu sehen, wie man hier arbeitet und worum es geht. Die Zusammenarbeit hat mir sehr gut gefallen. Wir schafften innerhalb eines halben Jahres die komplette Umsetzung und jede weitere Ausarbeitung funktioniert reibungslos.

Wie lange hat es gedauert, LENA zu implementieren, von der Auftragszusage bis zum Laufen der App für iOS und Android?

Unsere ersten Einstiegsversuche mit der Testversion im Sommer gipfelten Ende des Jahres in der Umsetzung. In etwa sechs Monaten hatten wir alle Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten betriebsintern geklärt und in die Vorlagen sowie Mitarbeiterinformationen implementiert. Wir führten Vorbereitungsgespräche und haben alle Verantwortlichen an einen Tisch geholt.

Die Rücksicht auf hierarchische Bereiche war für uns wichtig und mit LENA können diese sehr gut abgebildet werden. Bei der Präsentation vor meinen Meistern und Vorarbeitern waren alle unisono begeistert. Die Mitarbeit beim anschließenden Workshop in Anwesenheit mit Frau Leinwather war entsprechend aktiv. Darin sehe ich den Erfolg für die rasche Umsetzung.

Was sind die wichtigsten Verbesserungen, die durch LENA erzielt wurden?

In Abfallbehandlungsanlagen ist im Durchschnitt die Hälfte der Mitarbeiter*innen schwer erreichbar. Meetings, lange Touren außer Haus, Krankenstände, Urlaube und sonstige Verpflichtungen machen es schwierig, gesamte Teams zu einem bestimmten Termin an einem Ort zu versammeln.

Unser LENA-System läuft seit 2020. Wir hatten uns eine Deadline zum Ziel gesetzt, die zum Glücksfall für uns wurde. Dass bereits vor der COVID-19-Pandemie alles eingerichtet war, war optimal. Z. B. war Corona hinsichtlich Informationsflusses bezüglich Maßnahmen etc. kein großes Thema mehr für uns. Diese sind leicht in LENA zu implementieren und die Vordrucke werden sehr geschätzt. Der riesige Vorteil der Online-Schulungen ist überdies die Kontaktlosigkeit.

Uns bietet sich die Möglichkeit, zwischen einem sehr gut funktionierenden Tool und persönlichem Kontakt zu wählen, denn dieser Wunsch von Seite der Mitarbeiter*innen besteht weiterhin. Allerdings sind sie auch begeistert, dass unbeliebte Beginn-Zeiten für Vorträge wegfallen und die Trainings zeitunabhängig durchgeführt werden können.

LENA zeigt auch das Aufnehmen von Inhalten viel treffsicherer an, als konventionelle Vortragssituationen, wo das Feedback sich in Grenzen hält. Wir eruieren mit präzisen Fragestellungen, ob die Mitarbeiter*innen alle Inhalte mitbekommen haben. Fallen Lücken auf, können Erklärungen problemlos online oder im persönlichen Meeting nachgereicht werden.

Das aktive Dabeisein hat auch zu einem neuen Verpflichtungsgefühl geführt. Man lässt sich nicht mehr nur vom Vortragenden mit verpflichtenden Arbeitnehmerunterweisungen berieseln, sondern setzt sich bewusster mit der jeweiligen Thematik auseinander.

Wie messen Sie den Erfolg der LENA-Applikation?

Ich möchte das anhand eines Beispiels erzählen: Wir nutzen LENA nicht nur für Unterweisungen, sondern haben auch ein Tool für wiederkehrende Überprüfungen, die vom jeweiligen Verantwortlichen bestätigt werden müssen, entwickelt. Hier haben wir die Software in Sachen Qualitätsmanagement herausgefordert und uns einen irrsinnigen Nutzen verschafft.

Früher wurden diese wiederkehrenden Überprüfungen kompliziert über Kalender abgewickelt, heute werden wir für die Problemlosigkeit laufend von Zertifizierern gelobt.

Wir durchlaufen mehrere Qualitätsmanagementsysteme (z.B. EFB, ISO 14001, EMAS). Es handelt sich hier um eine lebendige Sache, wo Dokumente hinzukommen, offene Punkte zu klären und Auflagen (Überprüfung von Toren, Radlader, Blitzschutz etc.) zu erfüllen sind. Früher war für die Prüfstellen nicht nachvollziehbar, ob das gemacht wurde. Bei LENA ist all das problemlos einzusehen.

Außerdem ist der Letztstand jederzeit auf einen Blick erkennbar. Durch das Beenden dieses mühsamen Drunter und Drüber ist uns ein Meilenstein gelungen.

Wie viele Mitarbeiter*innen werden geschult und unterwiesen?

Innerhalb der WNSKS GmbH sind es ca. 320 Mitarbeiter*innen mit verschiedenen Aufgabenbereichen. 2021 sind 190 Mitarbeiter*innen zu den Online-Schulungen hinzugestoßen. Unseren Pilotversuch starteten wir mit 130 Personen in der Abfallwirtschaft.

Heute funktioniert LENA auch in den Sparten Abwasserbeseitigung, Wasserwerk, Verkehrsbetrieb, Gutshof, Forstbetrieb, Bestattung, Friedhof, Verwaltung und Parken.

Wir haben zudem Unternehmen mit denen eine enge Zusammenarbeit besteht motiviert, das Online-Tool zu implementieren. So gab es beispielsweise eine Ausweitung auf den Wirtschaftshof Wiener Neustadt, die Straßenerhaltung und Stadtgärtnerei.

Es macht für uns überall dort Sinn, wo wir gleiche Unterweisungen durchführen müssen. Jeder Bereich kann zugreifen, Adaptionen durchführen oder unsere Vorlagen übernehmen.

Der Status der Schulungen ist nicht für alle einsehbar. Punkto Datenschutz haben wir hier ein sehr gutes Gefühl.

Gab es Widerstand bei den Mitarbeiter*innen (à la „schon wieder eine neue Software“, „kann damit doch nicht umgehen“, „brauche bald eine Sekretärin für die Abwicklung des Verwaltungskrams“)? Falls ja, wie konnten diese Vorbehalte überwunden werden?

Ich konnte keine Widerstände bemerken. Wir haben gemeinsam überlegt, wie die Anforderungen unbürokratisch umgesetzt werden können.

Jedes Fahrzeug ist mit einem Tablet ausgestattet, über das die Mannschaft auf LENA zugreifen kann. Auf dem Firmengelände ermöglichen wir Zugriff bei mehreren PCs und Tablets. Manche nutzen die Applikation auch auf dem Handy.

Für allgemeine Unterweisungen hat jeder Betroffene drei Wochen Zeit, sich die Inhalte anzueignen. Die zeitliche Flexibilität ist ein großer Vorteil.

Ich hätte es nicht geglaubt, aber in der Regel werden sie ohne Murren erledigt und alle sind nach wie vor sehr animiert. Was aufgefallen ist: Sind zu viel Informationen enthalten, ist eine gewisse Müdigkeit zu bemerken.

Wo ist LENA noch hilfreich?

Da fällt mir das Thema Leiharbeitskräfte ein. Die WKSNS muss hier oft schnell agieren, wenn Mitarbeiter*innen kurzfristig ausfallen. Oft benötigen wir schon am nächsten Tag neue Kolleg*innen. Für Spitzenzeiten in der Müllabfuhr oder zur Kompensation von Ausfällen haben wir durchschnittlich pro Woche ein bis zwei neue Personen im Unternehmen.

Da sich bei LENA praktisch auf Knopfdruck neue Benutzer*innen hinzusetzen lassen, können Leiharbeiter noch vor dem Eintritt ins Unternehmen über die Leiharbeitsfirma Unterweisungen einsehen. Wir können sie somit mitbetreuen wie fix angestellte Mitarbeiter*innen. 

Würden Sie LENA auch anderen Unternehmen empfehlen?

Ich habe bereits einige Firmen für die Applikation begeistert. z.B. den Wirtschaftshof Wiener Neustadt - ein städtisches Unternehmen mit anderer Struktur, die geschützte Werkstatt Wiener Neustadt, ein metallverarbeitender Betrieb mit breiterem Portfolio und einen kunststoffproduzierenden Betrieb. 

Wie würden Sie die Zusammenarbeit mit LENA beschreiben? Funktioniert das System auch bei weit verzweigten Unternehmen mit vielen Standorten?

Bedürfnisse werden rasch erfasst und umgesetzt. Ich schätze es sehr, dass es nur eine Ansprechpartnerin gibt, die auch immer genau weiß, wo wir das letzte Mal stehengeblieben sind. Positiv ist auch, dass Anfragen innerhalb kürzester Zeit beantwortet werden. Ich habe selten einen so guten Support erlebt.

Mit LENA haben wir den großen Wurf gemacht.